Sympa Wave Inc.

Politique de confidentialité

En vigueur depuis le 22 août 2026. Dernière mise à jour le 24 août 2026.

Sympa Wave Inc. loue des bornes interactives et les applications qui tournent dessus, principalement pour des événements corporatifs et des immeubles locatifs. Dans le cadre de ces activités, nous recueillons des renseignements personnels. Cette politique explique lesquels, pourquoi, ce que nous en faisons, et quels sont vos droits.

Elle s'applique à notre site web, à nos pages d'atterrissage, à nos communications commerciales et à notre relation d'affaires avec nos clients et nos fournisseurs.

1. Responsable de la protection des renseignements personnels

La Loi 25 exige que chaque entreprise désigne une personne responsable et publie ses coordonnées. Chez Sympa Wave, cette personne est :

Vous pouvez vous adresser à cette personne pour toute question sur cette politique, pour exercer vos droits, ou pour porter plainte.

2. Les renseignements que nous recueillons

2.1 Lorsque vous remplissez un de nos formulaires

Nos pages d'atterrissage et notre site comportent des formulaires de demande de soumission ou de prise de contact. Les renseignements demandés sont :

Tous ces renseignements sont fournis volontairement par vous. Nous ne recueillons aucune donnée sensible par formulaire : ni renseignement de santé, ni renseignement financier, ni donnée biométrique.

2.2 Lorsque vous visitez nos pages

Nos serveurs web enregistrent des données techniques standards de navigation, comme votre adresse IP, le type de navigateur et la page consultée. Ces données servent au fonctionnement et à la sécurité du site.

Nous n'utilisons aucun témoin de suivi publicitaire, aucun pixel de réseau social, et aucun outil de profilage. Nos pages font appel au service Google Fonts pour afficher nos polices de caractères, ce qui transmet votre adresse IP à Google au moment du chargement.

2.3 Les données recueillies par les bornes que nous déployons pour nos clients

Lorsqu'un client loue une borne et que cette borne recueille les coordonnées de ses visiteurs, ces renseignements appartiennent à ce client, pas à nous. C'est lui qui décide de la finalité de la collecte et qui en est responsable au sens de la loi.

Dans cette situation, Sympa Wave agit comme mandataire. Nous traitons ces renseignements uniquement selon les instructions du client, dans le cadre d'une entente écrite conclue avant le déploiement, et nous les lui remettons en fichier. Nous n'en conservons pas de copie exploitable et nous ne les utilisons jamais à nos propres fins.

Si vous avez laissé vos coordonnées sur une borne Sympa Wave lors d'un événement ou dans un immeuble, adressez votre demande à l'organisation qui exploitait cette borne. Nous pouvons vous aider à l'identifier si vous nous écrivez.

3. Pourquoi nous recueillons ces renseignements

Nous utilisons les renseignements que vous nous fournissez uniquement pour les fins suivantes :

• Répondre à votre demande de soumission ou à votre question
• Vous transmettre un prix, une confirmation de disponibilité et les documents nécessaires à une éventuelle entente
• Assurer le suivi de notre relation d'affaires, incluant la facturation et le service après-vente
• Respecter nos obligations légales, comptables et fiscales

Nous ne vendons, ne louons et n'échangeons vos renseignements avec personne. Nous ne les utilisons pas pour de la prospection non sollicitée sans votre consentement.

Vous pouvez refuser de fournir un renseignement. Comme les quatre champs de nos formulaires sont nécessaires pour préparer une soumission et vous rappeler, nous ne pourrons alors pas traiter votre demande par ce canal. Vous pouvez toujours nous joindre directement par téléphone ou par courriel.

4. Qui a accès à vos renseignements

4.1 À l'interne

Compte tenu de la taille de notre entreprise, l'accès aux renseignements que vous nous transmettez est limité à la direction et aux personnes qui doivent traiter votre demande ou votre dossier. L'accès est accordé selon le principe du besoin de savoir.

4.2 À l'externe

Nous faisons appel à des fournisseurs de services technologiques pour héberger nos pages et acheminer nos courriels. Ces fournisseurs traitent les renseignements pour notre compte, selon nos instructions, et n'ont pas le droit de les utiliser à d'autres fins.

Nous ne communiquons vos renseignements à aucun autre tiers, sauf si la loi nous y oblige.

5. Communication à l'extérieur du Québec

Sympa Wave a recours à des fournisseurs situés à l'extérieur du Québec pour certaines opérations :

• Hostinger, pour l'hébergement du site web et de nos pages d'atterrissage.
• Microsoft (Microsoft 365), pour le service de courriel qui reçoit les demandes.
• Brevo (Sendinblue SAS), pour l'envoi des courriels générés par les formulaires. Les données traitées par Brevo sont hébergées dans l'Union européenne, encadrées par le Règlement général sur la protection des données.

Cela signifie que les renseignements que vous nous transmettez peuvent être traités hors du Québec. Avant de recourir à ces fournisseurs, Sympa Wave a réalisé une évaluation des facteurs relatifs à la vie privée confirmant un niveau de protection adéquat, comme la Loi 25 nous y oblige, et nous encadrons ces relations par écrit.

6. Combien de temps nous conservons vos renseignements

Nous conservons les renseignements transmis par formulaire pendant 24 mois suivant notre dernier contact avec vous. Passé ce délai, ils sont détruits.

Lorsqu'une relation d'affaires se concrétise, les renseignements liés aux contrats, à la facturation et à la comptabilité sont conservés plus longtemps, pour la durée que nous imposent les lois fiscales et commerciales applicables.

7. Comment nous protégeons vos renseignements

Nous appliquons des mesures de sécurité proportionnées à la sensibilité des renseignements que nous détenons :

• Techniques. Chiffrement des communications par certificat TLS sur toutes nos pages, comptes protégés par des mots de passe uniques et par l'authentification à deux facteurs lorsque le service le permet, mise à jour des composants logiciels.
• Administratives. Accès limité aux personnes qui en ont besoin, encadrement écrit des fournisseurs, destruction des renseignements au terme de la période de conservation.
• Physiques. Postes de travail protégés par mot de passe et rangement sécurisé de tout document imprimé.

Aucune mesure ne peut garantir une sécurité absolue. En cas d'incident de confidentialité présentant un risque de préjudice sérieux, nous en aviserons les personnes concernées ainsi que la Commission d'accès à l'information, et nous consignerons l'incident dans le registre prévu par la loi.

8. Vos droits

La loi vous reconnaît plusieurs droits sur les renseignements personnels que nous détenons à votre sujet.

Droit d'accès

Vous pouvez demander à consulter les renseignements que nous détenons sur vous et obtenir des informations sur leur utilisation.

Droit de rectification

Si un renseignement est inexact, incomplet ou équivoque, vous pouvez demander sa correction.

Droit de retirer votre consentement

Vous pouvez retirer en tout temps le consentement que vous nous avez donné. Nous cesserons alors d'utiliser vos renseignements aux fins visées, sous réserve de nos obligations légales.

Droit à la portabilité

Vous pouvez demander que les renseignements informatisés que vous nous avez fournis vous soient communiqués dans un format technologique structuré et couramment utilisé.

Droit de cessation de diffusion et de désindexation

Vous pouvez demander que la diffusion d'un renseignement cesse ou qu'un hyperlien y donnant accès soit désindexé, dans les conditions prévues par la loi.

Comment exercer vos droits

Écrivez au responsable de la protection des renseignements personnels dont les coordonnées figurent à la section 1. Nous répondons dans les 30 jours suivant la réception de votre demande. Nous pourrions devoir vérifier votre identité avant de donner suite, afin de protéger vos renseignements.

Ces services sont gratuits. Si des frais devaient s'appliquer pour la transcription, la reproduction ou la transmission de documents, nous vous en informerions avant de les engager.

9. Si vous êtes insatisfait

Adressez-vous d'abord à notre responsable de la protection des renseignements personnels. Nous traiterons votre plainte et vous répondrons par écrit.

Si notre réponse ne vous satisfait pas, vous pouvez vous adresser à la Commission d'accès à l'information du Québec, qui est l'autorité chargée de faire appliquer la loi.

10. Modifications de cette politique

Nous pouvons modifier cette politique pour tenir compte de l'évolution de nos activités ou de nos obligations légales. La date de la dernière mise à jour figure en haut de la page. En cas de changement important touchant vos droits ou l'usage de vos renseignements, nous vous en informerons par un moyen approprié.

11. Nous joindre

Sympa Wave Inc.
Montréal, Québec
Courriel : info@sympawave.com
Téléphone : +1 (514) 594-3081
Site web : www.sympawave.com